Sponsring- och reklamavtal, riktlinjer

Föreningar, organisationer och individuella idrottare på elitnivå som är verksamma i Hässleholms kommun kan ansöka om sponsringsbidrag. Syftet med sponsringen ska vara att stärka kommunens varumärke i samband med ett evenemang, en idrotts- eller kulturaktivitet. Här kan du läsa mer om vilka riktlinjer som gäller för sponsring- och reklamavtal.

Definition

Sponsring är ett reglerat samarbete mellan minst två parter. Syftet är att med pengar, varor eller tjänster generera motprestationer som gagnar båda parterna.
Sponsring sker endast till verksamheter som inte bedrivs av Hässleholms kommun. Sponsring kräver en motprestation som motsvarar insatsen. Parternas åtagande regleras i ett tidsbegränsat avtal.

I vissa fall då det är svårt att mäta motprestationen kan bidrag ändå ges i välvilja, men då endast med mindre belopp. Det finns också andra former av bidrag att söka inom kommunen, till exempel föreningsbidrag.

Syftet med sponsring

Syftet med sponsringen är att exponera Hässleholms kommun i ett positivt sammanhang för att stärka kommunens varumärke. För bästa effekt bör sponsringen vara långsiktig.

Olika typer av sponsring

1. Idrottssponsring
   
2. Evenemangssponsring
3. Kultursponsring
4. Övrig sponsring

Generella utgångspunkter

Du ska alltid känna förtroende för Hässleholms kommuns verksamhet och att den bedrivs på ett objektivt och opartiskt sätt. Inför varje form av sponsring måste därför en noggrann bedömning göras av om motparten motsvarar kommunens värdegrund, kan bidra till att stärka kommunens varumärke och överensstämmer med kommunens övergripande mål.

Målet med sponsorinsatsen kan till exempel vara att öka kunskapen om Hässleholms kommuns verksamheter, bidra till att förändra bilden av Hässleholms kommun, stärka känslan av samhörighet eller bidra till en långsiktig hållbar utveckling.

Kommunens motprestation får inte medföra risk för misstanke om muta eller att en fördel uppstår på osaklig grund i personligt syfte. Villkoren i avtalet får inte medföra ett beroendeförhållande till motparten. Sponsringen eller gåvor får endast utgöra ett komplement till kommunens finansiering av verksamheten. Kontroll av sponsorn ska omfatta att företaget bedriver verksamhet enligt god etik och inte har skatteskulder eller betalningsanmärkningar. Sponsorn ska följa god marknadsföringssed.

Hässleholms kommuns övergripande mål

Läs om Hässleholms kommunen värdegrund

Sponsringen ska utgå ifrån ett jämställdhetsperspektiv

Vid all form av sponsring ska utbetalda medel som avtalats återbetalas om evenemanget inte genomförts eller om förutsättningarna i övrigt förändras så att kriterierna inte längre uppfylls. Uppsägning av avtal kan ske från båda parter om parterna är överens eller om någon parts förhållande väsentligt förändrats.

Avgränsningar

Sponsring från inte ske av:

• Politiska organisationer
• Religiösa organisationer
• Organisationer vars verksamhet inte är förenliga med kommunens övergripande mål eller med den verksamhet som kommunen bedriver.

Idrottssponsring

Idrottssponsring kan ske av förening eller individuell idrottare som tävlar på högsta elitnivå, alternativt att det av andra skäl finns ett nationellt intresse. Något av följande kriterier ska alltså uppfyllas:

• Förening som tävlar på högsta nivå inom sin verksamhet.
• Individuella idrottare som tävlar på högsta elitnivå.
• Förening eller individuell idrottare som tävlar i sammanhang som har ett nationellt intresse.

Evenemangssponsring

Publika evenemang som vänder sig till en bred allmänhet eller en av kommunen prioriterad grupp. Av nedanstående bör alla eller huvuddelen av kriterierna vara uppfyllda alternativt att arrangemanget på sikt har potential att uppfylla kriterierna.

• Vänder sig till en stor målgrupp som nås av marknadsföringen.
• Ökar kännedomen om Hässleholm utanför kommunen.
• Har hög internationell, nationell och regional status.
• Bidrar till att stärka Hässleholm som en kommun att bo i och att besöka.
• Är massmedialt intressant för riksmedia.

Kultursponsring

Kultursponsring ska främst främja sådana kulturaktiviteter som inte faller under kategorin evenemangssponsring.

• Aktiviteten är sådan att den inte helt kan finansieras av biljettintäkter eller liknande.
• Sponsringen är avgörande för om aktiviteten, verket eller uppsättningen ska kunna genomföras.

Övrig sponsring

Hit räknas de aktiviteter som inte kan härledas till övriga kategorier. Till exempel då kommunen är värd för en del av ett större evenemang.

Så här ansöker du

Ansökan kan göras två tillfällen per år, den 1 mars respektive den 1 september. Ansökningarna kan även avse kalenderåret efter det år man ansöker.

I ansökan ska det framgå vilken kategori som ansökan avser samt vilka kriterier som anses uppfyllda. Det ska framgå vilket syfte och mål som föreningen eller organisationen har med aktiviteten eller evenemanget. Om föreningen eller den ansökande organisationen inte årligen skickar verksamhetsberättelse, till någon av kommunens förvaltningar ska den bifogas. I ansökan ska det även framgå övriga samarbetspartners och övriga sponsorer för aktiviteten eller evenemanget.

Vem beslutar om sponsringen?

Kommunledningsförvaltningen/näringslivsenheten bereder ansökan i samråd med kultur-och fritidsförvaltningen. Beslut om belopp fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott enligt gällande delegationsregler. Vid belopp understigande 100 000 kronor kan kommunstyrelsen delegera till tjänsteperson att fatta beslut.

Ersättning i form av kommunala tjänster eller material ska värderas till ett belopp så att kommunens totala sponsorinsats tydligt framgår. Vid beredning av ansökan ska det kontrolleras att sponsringsavtalet inte skrider mot lagen om offentlig upphandling, annan lag eller mot tidigare kommunala beslut.

Hur följs sponsringsavtalen upp?

Varje år redovisas en sammanställning över tecknade sponsringsavtal, genomförda aktiviteter och evenemang till kommunstyrelsen. Varje förening eller organisation redovisar årligen sin avtalsmässiga insats eller motprestation enligt särskild mall. Inget nytt avtal kan tecknas eller förlängas med den part som inte gjort denna redovisning.

Intäktssponsring

Intäktssponsring avser ett avtal eller en överenskommelse där en extern part lämnar ersättning till kommunen i form av kontantersättning, varor eller tjänster i utbyte mot att kommunen upplåter plats för exponering av företagsnamn eller varumärke. Exempel på intäktssponsring är namnsponsring. Ett företag ger ekonomiskt stöd för att som motprestation få sitt namn på en byggnad, anläggning och evenemang.